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oa办公自动化系统凯发k8的解决方案 2.0
日期:2012-04-01|浏览量:11|来源:

现代是信息化时代,社会竞争日益加剧,对于企业来说传统的办公模式在工作细化方面的弊端暴露无遗,因此必须借助一些强大的自动化办公软件来实现企业的高效管理,这个时候oa自动化办公系统就应运而生了。oa是一款强大的办公自动化软件,在梳理企业的办公流程,加快企业审批速度,促进办公效率的提升方面有着巨大的优势,这也使它得到了越来越多的企业的青睐,下面我们就一起来走近它、了解它。

oa自动化 

一、oa办公自动化系统的定义

oa系统,中文全称“办公自动化”,英文全称“office automation”,简称“oa”。oa办公自动化系统,是将计算机、通信等现代化技术运用到传统办公方式,进而形成的一种新型办公方式。办公自动化利用现代化设备和信息化技术,代替办公人员传统的部分手动或重复性业务活动,优质而高效地处理办公事务和业务信息,实现对信息资源的高效利用,进而达到提高生产率、辅助决策的目的,最大限度地提高工作效率和质量、改善工作环境。

oa自动化办公系统具体包括:(1)个人办公:待办事宜、日程安排、工作日志、通讯录;(2)网络通讯:internet 邮件管理、内部邮件管理、即时通讯公告;(3)工作流流程设计器:流程任务管理及查询、流程任务分析统计;(4)公共信息:知识管理论坛、在线调查;(5)业务子系统:公文收发、人事管理、会议管理、车辆管理、办公资产接待管理等。

二、企业搭建oa办公自动化系统的必要性

能够建立内部的通信系统,使企业各部门之间能够更加快捷畅通的进行通信和信息交流;创建信息发布平台,在企业内提供一个有效的信息发布和交流的环境;工作流程的自动化,提高办公效率,做到无纸化办公;文档管理的自动化,使各类文档按权限进行保存、共享和使用,提供一个便捷的查找路径;完成像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等各种辅助办公与日常事务性工作相结合;实现只要有网络连接,就能够随时随地办公,移动oa可以实现随时随地办公,真正实现了三a(anytime、anywhere、anything)办公;搭建知识管理平台,改进组织的创新能力、快速响应能力,提高办公效率和员工的技能素质;提高领导监控力度,以及对组织的控制力,及时有效掌握各部门、各人员的工作进度情况和办理状态,及时发现问题并解决,防止低效办公带来的负面影响。

 

三、oa办公自动化系统的功能模块

1、流程个性化处理

每个人都会接收不同程度的流程,要做不同的流程处理,所以为了能够然流程处理可以有“轻重缓急”,oa可以通过对流程分类管理的设置来将其分为加急流程、重要流程、普通流程、其他待办等类型,展现在oa界面上,以便快速的审批。

2、智能代办事务功能

代办事务的分类和提醒,既可以避免因忘记或被事物耽搁而延误了事务处理的及时性,提前设置好,让重要的事务不再遗漏,同时还可让事物有条不进行!

3、流程发起申请

流程是以需求开始的,而这个需求是用户所赋予的。所以无论是pc端还是移动端,用户都可以通过oa系统来发起流程审批,消息同步,比如财务流程、车辆流程、会议流程、请假流程、项目申请流程等立项,且对流程进行可视化跟踪。

4、流程阅看

通过oa系统的此功能可以做到把握流程进度,且对已办流程进行查询,做到有据可依,有据可查。

5、流程批阅

流程批阅主要是对于已经发起的流程申请进行批阅(不需要审批的例外)。无论是pc端,还是移动app端,一旦有需要审批的流程,都可以通过短信等的提醒来及时审批,避免延误时机。

6、工作报表统计分析

报表是所有管理软件的必备功能,对于oa系统的流程管理来说,通过对企业流程进行可视化监控,并以报表,图片等形式进行呈现,可以直观、精准的为公司运营提供决策依据。

四、制定oa自动办公系统凯发k8的解决方案应遵循的原则

加强宣传,适时引导:电子信息技术的更新速度非常之快,一些年纪较高的使用人员可能一时间无法适应其更换速度,面对时较为茫然。在这样的大环境下购置者应该加强宣传,增加引导的力度,避免使用过程中出现倦怠现象,或者逐渐忘记一些非常用功能。加强宣传就显得尤为重要,可以避免不良使用行为导致的差异影响。恰到时机的适时引导,能唤起)使用者的新认识,加深对常用功能的熟练程度,并且能制约更新过程中出现的不适心理。

规范管理流程,责任到人:oa办公自动化系统使用过程中虽然速度加快了,但是应有的程序仍然不能减少,否则就会导致不必要的麻烦,增加最高决策者的额外负担。按照原有程序进行呈报,分管部门清楚具体情况能给决策和讨论提供参考意见。规范管理流程起到举足轻重的作用,责任到人,可以避免不清楚上级主管审批部门的使用者递交错误申报表而影响材料和信息的传递。实际管理中必须狠抓流程,落实责任,严格制止各级申报行为的出现,防患资料的对外泄露。

整合资源,提高办事效率:oa办公自动化系统具有较强的储存功能,可以储存文档、图片和视频,给使用者提供了方便的数据平台,管理者也更容易收集各方面的电子信息资料,各部门要实行资源整合,避免使用过程中的重复劳动,或者几经更替正确信息变换成有误资源。整合资源,提高资源共同使用程度,能明显的提高办事效率,主要表现在资料收集过程时间缩短,规范程度提高。

oa自动化 

五、小结

oa系统顺应了时代发展需要,能有效的将管理部门意识形态对开,并达到和谐共处,共同提升的目的。oa办公自动化系统具有较强的开发价值,并且能在很多地方应用以及取得良好的效果。但是在实际应用中,在某些单位还需要进行宣传和讲解,更新部分老同志的认识,加强其学习和交流意识,让其接受新思维和新观念。时代发展的产物需要大家以更为包容的态度接受,同时也要大胆的应用到相关领域,充分发挥其价值与作用。

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